Fallstudie | Bodystreet
Seit 2020, inzwischen fast sieben Jahre Lead- und Marketingpraxis über 150+ Bodystreet-Standorte, bilden die Grundlage für den heutigen automatisierten Prozess von der Anfrage bis zum Termin mit Responziq.
150+
Standorte
Marketing- und Leadprozesse eingesetzt
ca. 2.000
Endkunden-Leads pro Monat
aus eigenen Marketingkampagnen
ca. 120.000
Endkunden-Leads
seit 2020 insgesamt
10–15 %
Abschlussquote
konservative Hochrechnung
10–15 % ist eine konservative Hochrechnung auf Basis langjähriger Praxiserfahrung und keine zentral gemessene Systemquote. Einzelne gute Standorte erreichten zeitweise bis zu ca. 30 %.
Ausgangslage
Marketing erzeugt Nachfrage. Wert entsteht aber erst dann, wenn Anfragen schnell, konsequent und strukturiert bearbeitet werden. Genau an dieser Stelle geht in der Praxis der größte Teil des Potenzials verloren.
In einem Franchise-System verschärft sich das zusätzlich: unterschiedliche Standorte, unterschiedliche Teams, unterschiedliche Öffnungszeiten und gewachsene lokale Abläufe. Dieselbe Kampagne trifft damit auf sehr unterschiedliche Bearbeitungsqualität.
Anfragen entstehen abends, am Wochenende und während des Trainingsbetriebs – also dann, wenn im Studio niemand Zeit hat.
Jeder Standort bearbeitet Anfragen anders. Zentrale Kampagnenqualität ist damit nicht gleich Ergebnisqualität.
Ein einzelner Kontaktversuch reicht selten. Ohne festen Follow-up-Prozess bleiben Interessenten unbearbeitet liegen.
Der Erfahrungsunterbau
Seit 2020, inzwischen fast sieben Jahre, werden für Bodystreet eigene Marketingkampagnen betrieben, aktuell mit im Schnitt etwa 2.000 Leads pro Monat. Marketing- und Leadprozesse kamen dabei über mehr als 150 Standorte zum Einsatz.
Insgesamt sind daraus rund 120.000 Leads aus den eigenen Marketingkampagnen entstanden. Diese Leads wurden im damaligen Prozess bearbeitet – nicht durch Robert. Robert kam erst deutlich später und baut auf genau dieser Praxis auf.
Rechnerische Einordnung
ca. 12.000–18.000
gewonnene Mitglieder
Bei einer konservativ angenommenen Abschlussquote von 10–15 % auf ca. 120.000 Leads. Ausdrücklich eine rechnerische Hochrechnung zur Einordnung der Größenordnung, keine zentral gemessene Systemquote.
Entwicklung
Robert wurde in den vergangenen rund zwei Jahren entwickelt und seither laufend optimiert. Grundlage waren keine theoretischen Annahmen, sondern reale Anfragen, Rückfragen, Einwände, Terminlogiken, Standortunterschiede und Follow-up-Prozesse aus der täglichen Praxis. Aktuell erfolgt der breitere Rollout im Bodystreet-System.
01
Kampagnen- und Leaderfahrung seit 2020 über 150+ Standorte.
02
Aufbau des automatisierten Leadprozesses in den letzten rund zwei Jahren.
03
Laufende Verbesserung anhand realer Dialoge, Einwände und Terminregeln.
04
Schrittweise breitere Einführung im System – Standort für Standort.
Einordnung
Robert arbeitet bei Bodystreet auf zwei klar getrennten Ebenen: in der Zentrale im Franchise-Expansionsprozess und in den Studios in der Endkunden-Leadbearbeitung. Die Zielgruppen, Prozesse und Kennzahlen dieser beiden Ebenen sind unterschiedlich und werden nicht vermischt.
A | Bodystreet-Zentrale
Zielgruppe sind Franchise-Interessenten für einen eigenen Bodystreet-Standort – keine Endkunden. Robert führt den strukturierten Qualifizierungsdialog und übergibt anschließend an das persönliche Expansionsteam.
B | Bodystreet-Studios
Die klassische Endkunden-Leadbearbeitung findet in den jeweiligen Studios statt. Hier geht es um Interessenten für ein Probetraining und um den Weg zum vereinbarten Termin vor Ort.
Stimmen aus dem Bodystreet-System
Vier Perspektiven zeigen, wie Robert strategisch eingeordnet, operativ weiterentwickelt und im Studioalltag genutzt wird.
Emma & Matthias Lehner
Bodystreet Founders
Strategische Ebene
„Für uns ist bei Robert nicht die KI das Spannende, sondern der konkrete Nutzen im Alltag. Wenn wiederkehrende Aufgaben zuverlässig übernommen werden, schaffen wir Freiräume für unsere Zentrale, unsere Partner und die Bodystreet Studio-Teams. Gerade in einem Franchise-System liegt darin eine große Chance: effizienter werden und gleichzeitig Qualität und Standards sichern.“
Expansion & Business Development
Für uns ist Robert heute weit mehr als eine KI zur Leadbearbeitung. Er ist zu einem echten Bestandteil unserer Prozesse geworden.
Gestartet sind wir gemeinsam mit Responziq im Bereich Franchising und Expansion. Heute werden Hunderte eingehende Leads unmittelbar kontaktiert, vorqualifiziert und strukturiert an unser Team übergeben. Das spart enorm viel Zeit, erhöht die Geschwindigkeit in der Bearbeitung und sorgt dafür, dass deutlich weniger Potenzial verloren geht.
Bent Boidol
Senior Business Development Manager
Projektentwicklung & Wissen
Für mich liegt die große Stärke von Robert darin, dass er nicht einfach ein fertiges Tool ist, sondern sich gemeinsam mit uns konsequent an den tatsächlichen Anforderungen unserer Studios weiterentwickelt. Er übernimmt genau die Aufgaben, die im Alltag Zeit kosten und gerne liegen bleiben, und das rund um die Uhr und nahtlos in unsere Verwaltung integriert. Damit entlastet er uns, unsere Partner und ihre Teams spürbar und schafft mehr Zeit für das Wichtigste: unsere Mitglieder.
Carsten Hardebusch
Senior Knowledge & Career Manager · Projektmanagement
Sonja & Wolfgang Hofer
Bodystreet Franchisepartner · Klagenfurt
Standortperspektive
„Robert ist für unser Team eine echte Entlastung. Er übernimmt zuverlässig administrative Aufgaben wie Terminverschiebungen und Buchungen und spart unseren Mitarbeitern damit viel Zeit. Bei der Neukundengewinnung sorgt er dafür, dass neue Anfragen automatisch aufgenommen und konsequent weiterbearbeitet werden. Besonders wertvoll ist für uns auch, dass er ehemalige Mitglieder gezielt anspricht und zur Rückkehr motiviert. So verbessern wir unseren Kundenservice, verlieren weniger Chancen in der Leadbearbeitung und gewinnen im Studioalltag mehr Zeit für unsere Mitglieder.“
Entwickelt im realen Studioalltag. Gemeinsam mit Bodystreet laufend weiterentwickelt.
So funktioniert der Prozess
Robert fungiert als zentrale Lead-Schnittstelle. Status wie konvertiert, terminiert, offen, nicht qualifiziert und ungültig lassen sich im Dashboard abbilden.
Der Ablauf gilt in dieser Grundstruktur für beide Ebenen. Der auf der Präsentation dokumentierte Bewertungs- und Übergabeprozess mit Lead-Bewertung und Aufbereitung für den Expansionsmanager gehört zur Bodystreet-Zentrale und zum Franchise-Expansionsprozess. In den Studios endet der Ablauf mit dem Probetrainings-Termin im Trainingskalender.
Anfragen aus Website, Meta (Facebook, Instagram), WhatsApp, E-Mail, YouTube und weiteren Quellen laufen an einer zentralen Schnittstelle zusammen.
Eine sehr schnelle Erstreaktion direkt nach Lead-Eingang, zum Beispiel per WhatsApp – auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten.
Ziele, Motive, Eignung, relevante Rückfragen, Einwände und die Standortlogik werden strukturiert im Sales Funnel erfasst.
Konsequente Nachverfolgung statt eines einmaligen Kontaktversuchs. Interessenten werden zurück in den Qualifizierungsprozess geführt.
Im Studio wird der Termin für das Probetraining vereinbart und über die Schnittstelle direkt in Magicline in den Trainingskalender des Standorts eingetragen – nach den lokalen Terminregeln.
Das persönliche Team übernimmt qualifizierte Kontakte – mit Zusammenfassung, positiven Signalen, Einwänden und Lead-Bewertung. In der Zentrale übernimmt das Expansionsteam, im Studio das Team vor Ort.
Das Team kann Chats jederzeit übernehmen, Kontakte anrufen, Informationen ergänzen, Vorgänge dokumentieren und Follow-ups selbst durchführen.
Praxisbeleg | Franchise-Expansion
In einer frühen Testphase im Expansionsprozess der Bodystreet-Zentrale ging es um rund 200 Franchise-Interessenten, also Franchise-Interessenten für einen eigenen Bodystreet-Standort – ausdrücklich nicht um Endkunden der Studios.
Diese Expansionsleads liefen auf zwei Wegen parallel: Sie wurden klassisch telefonisch angerufen und gleichzeitig über Robert digital vorqualifiziert. Robert erfasste relevante Informationen, beantwortete Rückfragen, führte Interessenten zurück in den Qualifizierungsprozess, vergab eine Lead-Bewertung und bereitete den Kontakt für den Expansionsmanager auf.
Beobachtet wurde eine hohe Schnittmenge zwischen den Personen, die mit Robert interagiert haben, und den Personen, die später auch telefonisch erreichbar waren. Eine belastbare Prozentzahl leiten wir daraus bewusst nicht ab – die Fallzahl ist dafür zu klein.
Vorsichtige Schlussfolgerung
Ein schneller digitaler Erstkontakt kann ein wertvoller zusätzlicher Kontaktweg sein und den Zugang zu Interessenten verbreitern. Er ersetzt den persönlichen Vertrieb nicht. Die rund 200 Franchise-Interessenten stehen für sich und sind nicht Teil der ca. 120.000 Endkunden-Leads.
Einsatzfelder
Je nach Standort und Prozess einsetzbar. Die folgenden Workflows sind im System bereits abgebildet oder vorgesehen – nicht alle sind überall aktiv.
Terminvereinbarung entlang der Regeln und Zeitfenster des jeweiligen Standorts.
Unterstützung bei eingehenden Anrufen und erweiterte telefonische Erreichbarkeit.
Vertriebliche Direktmaßnahmen und aktive Kontaktaufnahme nach definierten Regeln.
Schriftliche Erstreaktion und Dialogführung auf dem Kanal, den Interessenten ohnehin nutzen.
Ansprache ehemaliger Mitglieder und ruhender Kontakte aus dem Bestand.
Begleitung systemweiter Kampagnen sowie studiointerner Aktionen.
Mitglieder anschreiben, informieren und in laufende Prozesse einbinden.
Fragen zu Angeboten und Leistungen beantworten und weiterführen.
Vorqualifizierung von Interessenten für einen eigenen Standort und Aufbereitung für den Expansionsmanager.
Dialog auf der Website als zusätzlicher Einstiegspunkt in den Prozess.
Weitere mögliche Workflows: Steuerung von Leadkampagnen bis zum Vertragsabschluss, vertriebliche Direktmaßnahmen, systemweite Kampagnen, Reaktivierung von Bestands- und ehemaligen Kunden sowie studiointerne Kampagnen. Klassisches Bewerbermanagement im Sinne von Mitarbeiter-Recruiting ist als eigener Anwendungsfall grundsätzlich möglich, war aber nicht Gegenstand dieses Bodystreet-Cases. Einen Überblick über weitere Anwendungsfälle findest du unter Einsatzmöglichkeiten.
Übertragbarkeit
Die Bodystreet-Erfahrung zeigt das Grundprinzip, das für jedes Standortnetz gilt: Die Zentrale gibt Standards für Kampagnen, Qualifizierung, Follow-up und Reaktionszeiten vor. Der einzelne Standort bringt seine lokalen Regeln ein.
Interessenten erleben dadurch einen einheitlichen Prozess, ohne dass die Besonderheiten vor Ort verloren gehen.
Zentral vorgegeben, lokal ergänzt
Transparenz
Häufige Fragen
Nein. Seit 2020, inzwischen fast sieben Jahre, wurden Marketing- und Leadprozesse über mehr als 150 Standorte eingesetzt. Robert selbst wurde erst in den vergangenen rund zwei Jahren entwickelt, laufend optimiert und wird aktuell breiter im System ausgerollt.
Sie stammen aus den eigenen Marketingkampagnen für das Bodystreet-System. Seit 2020 sind daraus insgesamt rund 120.000 Leads entstanden, aktuell im Schnitt rund 2.000 Leads pro Monat. Diese Leads wurden nicht von Robert bearbeitet.
Nein. 10 bis 15 Prozent ist eine bewusst konservative Hochrechnung auf Basis langjähriger Praxiserfahrung und keine zentral gemessene Systemquote. Einzelne gute Standorte haben zeitweise bis zu etwa 30 Prozent erreicht.
Nein. Es waren Franchise-Interessenten im Expansionsprozess der Bodystreet-Zentrale, also Franchise-Interessenten für einen eigenen Bodystreet-Standort – keine Endkunden der Studios. Die Endkunden-Leadprozesse laufen getrennt davon über die einzelnen Studios.
Robert qualifiziert Interessenten für ein Probetraining, beantwortet Fragen, führt Follow-ups durch und vereinbart Termine. Diese Termine werden über die Schnittstelle direkt in Magicline in den Trainingskalender des jeweiligen Standorts eingetragen – unter Berücksichtigung der lokalen Terminregeln.
Nein. Robert übernimmt Erstkontakt, Vorqualifizierung und zeitkritische Schritte, gerade außerhalb der üblichen Arbeitszeiten. Spätestens beim Probetraining oder wenn persönliche Unterstützung nötig ist, übernimmt das Studioteam.
Die Struktur ist übertragbar: zentrale Standards für Kampagnen, Qualifizierung und Follow-up, kombiniert mit lokalen Regeln je Standort. Inhalte, Terminlogiken und Systemanbindungen werden je System individuell aufgesetzt.
Weiterführend: Leadbearbeitung automatisieren, Terminvereinbarung automatisieren und Sicherheit & Kontinuität.
Der nächste Schritt
Für Franchise-, Lizenz- und Filialsysteme, die Leadgenerierung und Leadbearbeitung nicht getrennt betrachten wollen.
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